Niets is zo frustrerend als een lege behandelkamer wanneer je een klant had verwacht. No-shows kosten tijd en geld en zorgen soms ook voor teleurstelling bij andere klanten die die plek hadden willen hebben. Maar er zijn manieren om dit probleem aan te pakken!

Met deze 9 tips kun je no-shows flink verminderen, je bezettingsgraad verhogen en een soepel draaiende praktijk creëren.

1. Maak een Duidelijk Annuleringsbeleid

Een goed annuleringsbeleid is de basis van je praktijk. Geef duidelijk aan wanneer klanten hun afspraak kunnen annuleren en welke kosten gelden bij te laat annuleren of niet komen opdagen.

Bijvoorbeeld: “Gratis annuleren tot 24 uur voor de afspraak. Bij annuleringen binnen 24 uur of no-shows rekenen we 50% van het tarief.” Communiceer dit beleid op je website, in bevestigingsmailtjes en in je praktijkruimte. En wees consequent: als je uitzonderingen maakt, verzwak je je eigen regels.

2. Vraag om Aanbetalingen

Aanbetalingen werken uitstekend om no-shows te voorkomen. Klanten die vooraf betalen, zullen minder snel niet komen opdagen. Vraag nieuwe klanten bijvoorbeeld om 30-50% van het tarief vooraf te betalen. Voor vaste klanten kun je de eis wat versoepelen. Maak het makkelijk door meerdere betaalopties aan te bieden, zoals iDeal of een tikkie.

3. Stuur Herinneringen

Herinneringen kunnen een wereld van verschil maken. Stuur er minimaal twee: bijvoorbeeld 48 uur van tevoren en nog een op de dag zelf. Gebruik verschillende kanalen zoals e-mail, sms of WhatsApp, en hou het persoonlijk:

“Hoi Maria, morgen om 14:00 zien we je graag voor je massage. Kom 10 minuten eerder, dan kunnen we rustig beginnen!”

4. Volg Gemiste Afspraken op

Als een klant niet komt opdagen, stuur dan een vriendelijk berichtje om te vragen of alles goed gaat. Begin met empathie, bijvoorbeeld:

“Hoi, ik hoop dat alles goed met je is. We hebben gemerkt dat je gisteren niet kon komen.”

Verwijs rustig naar je annuleringsbeleid en bied aan om een nieuwe afspraak in te plannen. Dit is professioneel en laat zien dat je de klantrelatie waardeert.

5. Stimuleer Vooraf Betalen

Bied klanten de optie om afspraken vooraf te betalen. Dit helpt niet alleen tegen no-shows, maar zorgt ook voor een betere cashflow. Je kunt bijvoorbeeld korting geven bij het vooraf boeken van een pakket van 5 massages. Of bied exclusieve voordelen, zoals voorrang bij het plannen van afspraken.

6. Communiceer Altijd Positief

Hoe je met klanten communiceert, maakt een groot verschil. Gebruik positieve taal, zoals “We vragen je om op tijd te zijn zodat we je de beste ervaring kunnen bieden”, in plaats van straffen te benadrukken. Klanten waarderen een vriendelijke en professionele aanpak meer.

7. Laat Klanten Voelen dat je ze Waardeert

Bedank klanten die altijd op tijd komen! Je kunt dit doen door ze een kleine beloning te geven, zoals een gratis hoofdmassage of een kortingsbon. Dit versterkt loyaliteit en moedigt betrouwbaar gedrag aan.

8. Wees Persoonlijk

Leer je klanten kennen en gebruik deze kennis in je communicatie. Vraag bijvoorbeeld hoe het met hun klachten gaat sinds de laatste behandeling, of pas de sfeer in je behandelkamer aan op hun voorkeuren. Dit laat zien dat je echt betrokken bent.

9. Wees Consequent

Het is belangrijk om de strategieën die je kiest, consequent toe te passen. Begin met één of twee tips en voeg er geleidelijk meer toe. Test wat het beste werkt voor jouw praktijk en klanten.

Verhoog je Bezettingsgraad Vandaag Nog

No-shows hoeven geen groot probleem te zijn. Met deze 9 praktische tips kun je no-shows verminderen, je bezettingsgraad verhogen en een soepel draaiende praktijk opbouwen. Maak vandaag nog een start en merk het verschil!